Es wird immer schlimmer: Tag für Tag erreichen Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen Dutzende von E-Mails. Und jede Mail fordert Zeit und Aufmerksamkeit - und sei es auch nur für Sekunden -, die dann für andere Aufgaben fehlt.
Da wird es höchste Zeit, dass gegen den alltäglichen E-Mail-Wahnsinn in Ihrem Betrieb etwas unternommen wird. Denn sonst ist die Zeit nicht mehr fern, wo die E-Mail insgesamt von einem nützlichen und arbeitserleichternden Werkzeug zu einer enormen Belastung wird, die mehr Zeit, Nerven, Energie und Produktivität verschlingt, als sie an anderer Stelle einspart.
Gefragt ist eine intelligente und gut durchdachte Verwaltung - vor allem der innerbetrieblichen E-Mail-Kommunikation. Durch sie können Sie allen Kolleginnen und Kollegen das Leben spürbar erleichtern. Lesen Sie heute einige erprobte Tipps dazu.
Am besten legen Sie zu folgenden Punkten Regeln vor:
Verteiler: Legen Sie fest, wer an wen E-Mails schreiben und kopieren darf. Erstellen Sie dazu eine klare Berechtigungsmatrix.
Form und Gestaltung: Zur besseren Übersichtlichkeit und leichteren Lesbarkeit von E-Mails sollten Sie einheitliche Vorgaben ausarbeiten. Bedienen Sie sich dazu Kategorien, die Sinn und Zweck elektronischer Nachrichten sofort erkennen lassen; so z. B. Information, Bestätigung, Frage etc.
Information: Stellen Sie allen Beschäftigten Vorschläge und Empfehlungen für Organisation, Verwaltung und Ablage von E-Mails zur Verfügung. Schlagen Sie ausserdem Richtlinien zur Wahl des jeweils geeigneten Kommunikationsmittels für verschiedene Zwecke vor: Telefon, E-Mail, Brief, Fax etc.
Rundbriefe: Sofern Sie in Ihrer Firma über ein Intranet verfügen, sollte den Beschäftigten ein Blick dort hinein zur Informationsbeschaffung genügen. Elektronische Rundbriefe sollten sich dadurch erübrigen.
Standard-Mails: Entwickeln Sie Textbausteine, mit denen Ihre Kollegen Standard-Mails schneller erstellen können. Diese sollten die Beschäftigten in einem gesonderten Ordner «Vorlagen» ablegen.
E-Mails brauchen eine bestimmte Struktur
Moderne elektronische Kommunikationsmedien führen häufig dazu, dass Beschäftigte den korrekten Informationsaustausch regelrecht «verlernen». Dabei ist es wichtig, dass sie einen Projektstatus, eine Aufgabe oder ein Problem kurz und adressatenorientiert auf den Punkt bringen. Eine E-Mail sollte deshalb grundsätzlich folgende Struktur haben:
Checkliste: Die 5 Bestandteile einer E-Mail
Betreff: Das Thema so genau wie möglich benennen.
Ziel: Klardarstellen, was erreicht werden soll.
Hintergrund: Den Sachverhalt kurz, klar und eindeutig darstellen.
Aufgabe, Projekt, Aktivität genau erläutern.
Frage, erwartete Aktion oder Anweisung, was zu tun ist.
Wie Sie mit persönlichen Bearbeitungsregeln viel Zeit sparen
Gegen die tägliche E-Mail-Flut können Sie sich letztlich nur durch eigene, systematisierte Bearbeitungsregeln wehren. So empfiehlt es sich beispielsweise – besonders nach längerer Abwesenheit -, die eingegangenen E-Mails erst nur zu überfliegen und dabei mit der letzten zu beginnen. Denn oft ergibt sich aus dem letzten Stand eines Projekts, dass sich Informationen aus früheren Nachrichten schon erledigt haben. Aus empfangenen E-Mails sollten Ihre Kollegen nur die Teile herauskopieren, die ein Empfänger zum Verständnis der Historie benötigt.
Wichtiger Hinweis: Eine empfangene E-Mail sollten Ihre Kollegen so vertraulich wie einen Brief behandeln. Das heisst auch, dass die Mail nur mit Zustimmung des Absenders an andere Adressaten weitergeleitet werden darf.
Einzelne Bearbeitungsschritte in Unterordnern sortieren
Als Nachrichten noch überwiegend in Papierform verbreitet wurden, gab es wie selbstverständlich ein Ablagesystem, mit dem durch konsequente Zuordnung das weitere Bearbeiten der Post sichergestellt wurde. Genauso können Ihre Kollegen dies jetzt in ihrem elektronischen Eingangsordner anlegen. Hier können Sie z.B. vier Unterordner anlegen:
Beantworten
Bearbeiten
Lesen
Aufbewahren
Bei Eingang von E-Mails können Sie diese sofort auf die Ordner verteilen. So bleibt der Eingangsordner frei.
Möglichkeiten des E-Mail-Programms nutzen
Die meisten Beschäftigten beherrschen nur höchstens 30 % der Funktionen ihres E-Mail-Programms. Es kann sich aber durchaus lohnen, sich mit den Funktionen etwa von Outlook vertraut zu machen. So können Ihre Kollegen beispielsweise Mails mit bestimmten Flaggenfarben und Bearbeitungsdatum kennzeichnen, die Erinnerungsfunktion für Bearbeitung und Wiedervorlage nutzen oder auch den Spam-Filter möglichst «scharf» stellen.
Erfolgreiche Delegation von Aufgaben: «Machen Sie doch nicht alles selber, delegieren Sie mehr!» – diesen Rat hat schon so mancher gestresste Manager bekommen. Doch finden Sie nicht auch: Arbeiten abzugeben ist alles andere als einfach. Denn einerseits müssen Sie bereit sein, Aufgaben weiterzugeben, andererseits brauchen Sie natürlich jemanden, der diese Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigen kann.
Selbst-Vertrauen stärken und Selbst-Bewusstsein gewinnen: Menschen, die im Einklang mit Ihrem persönlichen Rhythmus leben, vermitteln eine innere Ruhe, Gelassenheit und Selbst-Vertrauen. Sie sind ein Fels in der Brandung. Trotz Hektik und Unruhe in ihrem Umfeld, bewahren sie einen klaren Kopf und stehen mit beiden Füssen fest auf dem Boden. Sie treffen kluge Entscheidungen und ihr Charisma zieht andere an. Ihre Ausstrahlung wirkt sich auf ihr Umfeld aus. Deshalb sind diese Menschen geborene Führer.
Tipps um Ihren Stress abzubauen: Sie kennen bestimmt das Gefühl, keinen Anfang und kein Ende in der Flut der zu erledigenden Dinge zu sehen.
Diese Überforderung entsteht durch so genannte Stressoren, die bei jedem Menschen individuell unterschiedlich vorhanden sind und auch unterschiedlich wirken. Allerdings überwältigt die meisten Führungskräfte dann der Stress, wenn aufgrund ungünstiger Umstände einige dieser Stressoren zusammenwirken und sich so gegenseitig auch noch verstärken.
