In den meisten grösseren Aktiengesellschaften wird die operative Geschäftsführung nicht vom Verwaltungsrat, sondern von einer Geschäftsleitung ausgeübt. Viele Aktiengesellschaften verfügen aber über kein Delegationsreglement, oder die tatsächlich gelebte Realität stimmt mit dem Delegationsreglement nicht mehr überein. Die fehlende oder ungenügende Beachtung der Delegationsvorschriften kann haftungsrechtlich äusserst unangenehme Folgen nach sich ziehen, was ein im Frühjahr 2008 gefällter Entscheid (4A_501/2007 vom 22. Februar 2008) des Bundesgerichts eindrücklich aufzeigt. Dieser Beitrag stellt die Delegation der Geschäftsführungsaufgaben und die Funktion des Organisationsreglementes näher dar und gibt Tipps für die Praxis.
Delegation der Geschäftsführung
Art. 716b Abs. 1 OR sieht vor, dass die Statuten den Verwaltungsrat ermächtigen können, die Geschäftsführung nach Massgabe eines Organisationsreglements ganz oder zum Teil an einzelne Mitglieder oder an Dritte zu übertragen. Das Organisationsreglement ordnet dabei gemäss Art. 716b Abs. 2 OR die Geschäftsführung, bestimmt die hierfür erforderlichen Stellen, umschreibt deren Aufgaben und regelt insbesondere die Berichterstattung. In der Praxis wird bei den meisten Aktiengesellschaften von dieser Delegationsermächtigung Gebrauch gemacht. Zur Wahrung der nach Art. 717 Abs. 1 OR verlangten Sorgfalt ist eine Delegation der Geschäftsführung oft sogar unabdingbare Voraussetzung zur kompetenten und effizienten Führung des Unternehmens.
Hat ein Verwaltungsrat die Erfüllung seiner Aufgaben befugterweise delegiert, haftet er gemäss Art. 754 Abs. 2 OR für den von der Geschäftsführung verursachten Schaden nur dann, wenn er nicht nachweisen kann, dass er bei der Auswahl, Unterrichtung und Überwachung die nach den Umständen gebotene Sorgfalt angewendet hat.
Befugte Delegation
Damit von einer befugten Delegation gemäss Art. 754 Abs. 2 OR ausgegangen werden kann, ist der Erlass eines Organisationsreglements (in Schriftform) zwingend vorgeschrieben.
Im in der Einleitung erwähnten Entscheid verwirft das Bundesgericht die Auffassung des beschwerdeführenden Mitglieds des Verwaltungsrats, dass es für eine wirksame Delegation keines formellen Organisationsreglements, sondern lediglich eines Organisationsentscheides bedürfe, der implizit die Delegation vornehme.
Demnach hat die Geschäftsführungsdelegation sowohl in formeller als auch in materieller Hinsicht gewissen Mindestanforderungen zu genügen.
Formelle Anforderungen
Zu den formellen Anforderungen an die Übertragung der Geschäftsführung gehören die Delegationsermächtigungsklausel in den Statuten sowie die Delegation durch den Verwaltungsrat in der Form eines Organisationsreglements. Von einem «Organisationsreglement» kann gemäss Bundesgericht nur dann gesprochen werden, wenn mindestens ein protokollierter Mehrheitsbeschluss des Verwaltungsrates vorliegt, der inhaltlich den gesetzlichen Anforderungen an ein Organisationsreglement entspricht.
Das Organisationsreglement muss weder explizit als solches bezeichnet werden (Art. 18 OR) noch ist es als separates, förmliches Reglement zu erstellen.
Inhaltlich hat das Organisationsreglement die Geschäftsführung zu ordnen, die hierfür erforderlichen Stellen zu bestimmen, deren Aufgaben zu umschreiben und die Berichterstattung an den Verwaltungsrat zu regeln (Art. 716b Abs. 2 OR).
Mögliche weitere im Organisationsreglement zu regelnde Inhalte sind die Konstituierung des Verwaltungsrates, die Anzahl der VR-Sitzungen, die Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung, die Aufgaben des Verwaltungsrates (Inhalt und Umfang der Delegation sowie Ermächtigung zur Weiterdelegation), das Auskunfts- und Einsichtsrecht, die Geheimhaltungs- und Rückgabepflichten, das Konkurrenzverbot sowie die Entschädigung.
Materielle Anforderungen
In materieller Hinsicht sind die in Art. 716a OR genannten Aufgaben des Verwaltungsrates zu beachten, welche nicht übertragen werden können und welche ihm auch nicht entzogen werden dürfen. Da die Abgrenzung zwischen den delegierbaren und den nicht delegierbaren Kompetenzen des Verwaltungsrates in der Praxis oft sehr schwierig ist, sollte im Zweifelsfall von einer unübertragbaren Aufgabe ausgegangen werden.
Unbefugte bzw. ungenügende Delegation
Rechtswirklichkeit
Zahlreiche Aktiengesellschaften schenken bei der Delegation der Geschäftsführung den gesetzlichen Anforderungen von Art. 716b OR keine oder eine zu geringe Beachtung. Folglich verfügen viele Gesellschaften über kein Organisationsreglement. Bei anderen Gesellschaften wiederum entspricht die gelebte Organisation nicht bzw. nicht mehr derjenigen des Organisationsreglements.
Wegfall der Haftungsbeschränkung
Sind die Voraussetzungen einer befugten Delegation nicht gegeben, bleibt der delegierende Verwaltungsrat für die Handlungen der Geschäftsführung verantwortlich, wie wenn es seine eigenen wären. Einer (weiteren) persönlichen Pflichtverletzung des Verwaltungsrates bedarf es dazu nicht. Die Haftungsbeschränkung nach Art. 754 Abs. 2 OR entfällt und dem Verwaltungsrat bleibt es verwehrt, den Sorgfaltsbeweis anzutreten. Selbst wenn der delegierende Verwaltungsrat nachweisen kann, dass das schädigende Verhalten auch bei Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten nach Art. 754 Abs. 2 OR (Auswahl, Instruktion und Überwachung) nicht zu verhindern gewesen wäre, führt dies gemäss Bundesgericht im Falle einer unbefugten Delegation zu keiner Haftungsbefreiung.
Hinweise für die Praxis
Um das Haftungsrisiko der Mitglieder des Verwaltungsrates zu minimieren, sind bei der Organisation der Geschäftsführung folgende Punkte zu beachten:
Die Statuten müssen eine Ermächtigung zur Delegation der Geschäftsführung vorsehen.
Die zu übertragenden Aufgaben müssen delegierbar sein (Art. 716a OR).
Die Delegation muss in der Form eines schriftlichen Organisationsreglements erfolgen.
Das Organisationsreglement hat im Minimum die Geschäftsführung zu ordnen, die hierfür erforderlichen Stellen zu bestimmen, deren Aufgaben zu umschreiben und die Berichterstattung an den Verwaltungsrat zu regeln (Art. 716b Abs. 2 OR).
Bei der Auswahl, Unterrichtung und Überwachung der Geschäftsführung muss die nach den Umständen gebotene Sorgfalt angewendet werden, was im Schadensfall vom Verwaltungsrat zu beweisen ist. Ein Organisationsreglement kann ihm dabei helfen.
Das Organisationsreglement sollte regelmässig überprüft und bei wesentlichen Abweichungen von der tatsächlich gelebten Organisation entsprechend angepasst werden. Bei Gesellschaften, die der ordentlichen Revision unterstehen, hat die Revisionsstelle Verstösse gegen das Organisationsreglement dem Verwaltungsrat bzw. der Generalversammlung zu melden (Art. 728c Abs. 1 OR).
Autor dieses Beitrages: Dan Steiner, Rechtsanwalt, Manager, Legal Services, dan.steiner@ch.ey.comQuelle: Dieser Beitrag erschien im Newsletter «Legal News - Februar 2009» von Ernst & Young (www.ey.com/ch). Publikation mit freundlicher Genehmigung von Ernst & Young.
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